Kies voor de vele voordelen van een online facturatiepakket

Bij Onderweegs & De Groot horen wij regelmatig van ondernemers dat het opstellen, verwerken en bijhouden van verkoopfacturen erg veel tijd kost. Het maken van facturen in Excel of Word is gratis, werkt efficiënt en erg makkelijk. Of toch niet? Excel is inderdaad gratis, maar de administratie kost veel meer tijd, er is een groter risico op fouten en de mogelijkheden van Excel zijn zeer beperkt. Als sparringpartner wijzen wij u graag op de software van WeFact. Dit online facturatieprogramma helpt ondernemers efficiënter en nauwkeuriger te werken en zo eenvoudig geld te besparen. In dit artikel leest u welke voordelen het pakket biedt.

“Als hovenier was ik op zoek naar een eenvoudig facturatiepakket. Met WeFact maak ik in een handomdraai offertes en zet ik deze om in facturen. In mijn dashboard zie ik overzichtelijk welke facturen nog openstaan en met één druk op de knop verstuur ik indien nodig een herinnering. Ik ben daarom zeer tevreden over mijn keuze voor WeFact. ODG heeft mij geholpen met het inrichten van WeFact en het koppelen met mijn boekhoudsoftware. Net zo makkelijk, zo wordt er geen dubbel werk gedaan.”
Peter Habermehl, Tuinen van Peter

Koppeling boekhoudprogramma voor automatische verwerking
WeFact heeft een directe koppeling met vrijwel alle boekhoudprogramma’s. Op het moment dat u een verkoopfactuur verstuurt naar uw klant, wordt de factuur rechtstreeks verwerkt in het boekhoudprogramma. U hoeft de verkoopfacturen niet meer bij ons aan te leveren. Wij hoeven de verkoopfacturen niet meer te verwerken, dat gebeurt automatisch! Dit scheelt u een hoop tijd en kosten.

WeFact kan dagelijks de openstaande facturen ophalen uit het boekhoudprogramma en daardoor de facturen in WeFact verwerken als betaald. Met deze naadloze integratie hebt u altijd actueel inzicht in de openstaande debiteuren.

Eenvoudig betalingsherinneringen versturen, eventueel automatisch
Met WeFact automatiseert u efficiënt het debiteurenbeheer van uw onderneming. Van het opstellen van de factuur tot de laatste aanmaning. U hebt in één oogopslag een volledig beeld van de openstaande facturen. WeFact bewaakt de betaaltermijn van een factuur en geeft een melding via een notificatie, indien het tijd is om een herinnering te verzenden.

In het dashboard hebt u een goed overzicht over de openstaande facturen. Zodra de betaaltermijn van een factuur is verstreken, geeft WeFact hiervoor een melding. Om het proces volledig te automatiseren kunt u ervoor kiezen om herinneringen en aanmaningen automatisch te laten verzenden. Zo doet het systeem het werk voor u.

Professionele offertes met notificatie bij verloop
Een begrijpelijke, presentabele offerte is belangrijk om een opdracht te verkrijgen. Met WeFact stelt u een professionele offerte op in uw eigen huisstijl, met een heldere prijsopgave. U hebt de mogelijkheid om de klant de offerte online te laten accepteren. Dat zijn belangrijke succesfactoren om een opdracht binnen te halen.

Het is belangrijk om een verzonden offerte niet uit het oog te verliezen, dat zou een gemiste kans zijn! Bij het opstellen van een offerte bepaalt u zelf de geldigheidstermijn van de offerte. WeFact verstuurt automatisch een notificatie naar u bij de afloop van deze periode, indien de ontvanger nog niet heeft gereageerd. Dit herinnert u eraan om eventueel contact op te nemen met deze potentiële klant en zo alsnog de opdracht binnen te halen.

Accepteert uw klant de offerte? Fantastisch! U hoeft de gegevens uit de offerte niet handmatig over te nemen op de factuur, u zet de offerte eenvoudig om in een factuur. Deze komt overeen met de prijsopgave en kent een verwijzing naar de bewuste offerte. Professioneel en betrouwbaar.

Alle uitingen in uw eigen huisstijl
U hebt volledige vrijheid in de opmaak van offertes, verkoopfacturen en herinneringen, doordat WeFact geen gebruikmaakt van vaste templates. Onderstaand een aantal voorbeelden van de mogelijkheden:

– uw eigen logo(’s);
– uw eigen briefpapier;
– uw eigen lettertype;
– de posities van de blokken zelf bepalen;
– blokken toevoegen op de factuur;
– de factuur in meerdere talen opstellen

Met één druk op de knop relaties en producten beheren
Nieuwe relaties maakt u eenmalig aan. Het is zelfs mogelijk om een hele lijst relaties in één keer te importeren. Per relatie is er een handig overzicht van  openstaande bedragen. En verstuurt u ook mailings? WeFact biedt de mogelijkheid om uw relaties een algemene nieuwsbrief of een gepersonaliseerde brief te sturen.

Iedere ondernemer werkt graag efficiënt. WeFact begrijpt dit. Het is daarom mogelijk om producten toe te voegen in het programma, zoals materialen, uren of diensten. Bij het toevoegen van een product vult u eenmalig een omschrijving, de prijs, het btw-percentage en de producteenheid (uur, liter) in. Bij het opstellen van een verkoopfactuur kiest u de producten die van toepassing zijn. De aanvullende informatie wordt vervolgens automatisch geladen. Dat noemen wij efficiënt werken!

Tot slot
De software van WeFact zorgt er dus voor dat u altijd actueel inzicht hebt in uw debiteurenbeheer. De kans op fouten is aanzienlijk kleiner dan bij handmatig debiteurenbeheer in bijvoorbeeld Word of Excel. U gaat met WeFact efficiënter te werk. De facturen worden automatisch verwerkt. U hebt altijd en overal toegang tot uw administratie met de WeFact App. Zo bespaart u tijd en geld. Wilt u meer informatie over dit online facturatieprogramma? Neem gerust contact met ons op.

Neem contact op met onze adviseur Fernando van Dronkelaar

Heeft u vragen over welke voordelen een online facturatiepakket voor u allemaal heeft? Of wilt u graag weten welke oplossingen wij nog meer bieden om uw administratie te vereenvoudigen?
Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs.

Bel nu