• Al 70 jaar toonaangevend accountantskantoor
  • Compleet advies van accountants, fiscalisten en juridisch specialisten
  • Persoonlijke relatie met kennis van uw bedrijf

De digitale achtbaan raast voort

Nieuwe blog van Simone Schimmel in de serie Klantverhalen

Als assistent accountant verzorg ik onder meer jaarrekeningen, belastingaangiftes en aangiftes erfbelasting. Boeiende materie, vind ik, maar ik word pas écht enthousiast– vraag maar aan mijn collega’s – als ik voor een klant een efficiënt digitaal systeem mag inrichten voor het betalings- en facturatieproces.  

Zo ook voor een vereniging met commerciële inslag, die zich onder meer bezighoudt met de verhuur van kantoorrruimte en het verstrekken van leningen. Sinds dit jaar ben ik nauwer betrokken bij dit bedrijf. ODG verzorgt voor deze klant de volledige administratie. Het doel was hierbij om de klant zoveel mogelijk te ontlasten met een bijna volledig geautomatiseerd betaalproces, waarbij werken op afstand goed mogelijk is.

Tijdwinst dankzij geoptimaliseerde administratie

Wij stellen rentenota’s, aflossingsnota’s en maandelijks ook huurnota’s op in het programma WeFact. De penningmeester van de vereniging, die waakt over de administratie, accordeert de nota’s. Voor verzonden huurnota’s zet ik een incassobatch klaar, die de klant eenvoudig en snel verzendt. WeFact biedt de klant én ODG duidelijk inzicht in welke facturen betaald zijn en wanneer het tijd is voor een herinnering of een aanmaning. Ideaal aan deze werkwijze is dat alle betrokkenen volledig op de hoogte zijn, terwijl er maar weinig fysieke afspraken nodig zijn: ieder werkt vanachter zijn eigen bureau, en op zijn eigen tijd. Tijdwinst waarmee de stichting maar wát blij is.

Efficiënt betaalproces

Behalve met WeFact voor de facturatie werken we voor deze klant met het programma Basecone. Dit heb ik zo ingericht, dat ook het volledige betaalproces van inkomende facturen geautomatiseerd verloopt. Via Basecone worden facturen digitaal aangeleverd, door de leverancier of door onze klant. Dit gebeurt eenvoudig door de factuur naar een Basecone mailadres te verzenden, door foto’s van de bonnen te maken met behulp van de Basecone app of door bestanden in deze app te uploaden.  Vervolgens autoriseren zowel de penningmeester als de voorzitter de facturen in Basecone, wat kan door in te loggen of via de app. Daarna kan ik, dankzij de koppeling met de bank, de betalingen klaarzetten, zodat de klant de betalingen met één druk op de knop kan verrichten. Door een bankkoppeling met ons boekhoudpakket komen vervolgens alle mutaties automatisch in dit boekhoudpakket, waardoor wij ze efficiënt kunnen verwerken en er snel inzicht is in welke facturen er betaald zijn en welke niet. Functiescheiding, waarbij twee medewerkers van ODG,  de penningmeester en de voorzitter van de vereniging ieder hun taak in het proces hebben, zorgt ervoor dat we eventuele fouten  tijdig kunnen herstellen en daardoor altijd een reëel beeld van de resultaten hebben.

Grip op de onderneming

De gehele administratie laten verzorgen door ODG biedt dus diverse voordelen. Zo hebt u niet te maken met vaste kosten voor een personeelslid, u betaalt enkel de uren die aan uw administratie worden besteed. Een ander groot voordeel is dat bijzonderheden in uw cijfers direct door mij worden gesignaleerd en opgepakt. Letterlijk binnen enkele stappen sta ik bij het bureau van een accountant of fiscalist. Met onze uitgebreide branchekennis staan wij naast u aan het roer, om de kansen in de markt optimaal te benutten. Dát is onze uitdaging.

Accountant met passie voor digitale ontwikkelingen

En we zijn nog niet klaar met de digitale achtbaan. Zo biedt het programma Visionplanner helder inzicht in de bruto-marge en de omzet. Overzichtelijke grafieken maken de kwartaalcijfers visueel en zorgen voor totaaloverzicht. Hoe dol ik ook ben op mijn werkzaamheden rond het opstellen van aangiftes en jaarrekeningen, wat ik voorál geweldig interessant vind aan mijn werk, is dat ik betrokken ben bij de digitale ontwikkelingen die elkaar in rap tempo opvolgen. En bij ODG volgen we die op de voet.


Contact met ODG

Bent u ook benieuwd hoe ODG uw administratie zo kan verzorgen dat u direct de juiste inzichten ontvangt om uw onderneming op te sturen? Neem gerust contact met ons op, wij bespreken de mogelijkheden graag met u.

Mail mij Bel nu