Chocola maken van de administratie
Nieuwe blog van Daniël Landman in de serie Klantverhalen
Een zzp’er is een soort duizendpoot. Alles zelf moeten doen is heel normaal: er is geen aparte afdeling voor de administratie, de marketing of de pr van het bedrijf. Onder mijn zzp’ende klanten merk ik regelmatig dat met name die administratie nog wel eens tot kopzorgen leidt. Ik hoor ook nooit: “Ik ben voor mezelf begonnen, omdat ik het zo leuk vind om mijn eigen urenadministratie, facturatie en belastingaangifte te doen.” Kortom, in deze blog antwoord op de vraag “hoe kan ik mijn administratie beter en eenvoudiger doen?”, aan de hand van twee praktijksituaties.
Eén van mijn klanten is eigenaar van een chocolaterie. Zij verkoopt haar smakelijke producten via een webshop. De beste brownies van Nederland, als je het mij vraagt, maar dat terzijde. Ook deze klant is geen fan van het administratieve deel van haar werk. Ze heeft altijd enorm veel inkoopbonnetjes, die ze het liefst in een schoenendoos gooide om er de hele maand niet meer naar te kijken. Struisvogelpolitiek, dat weet ze. Facturen maakte ze in Excel, een tijdrovend proces. Herkenbaar? Dan bieden onze online tools ook voor u dé oplossing.
Snelle, correcte administratie met online tools
In de chocolaterie-webshop betaalt de klant via iDeal. Ik heb een koppeling gemaakt tussen de webshop en ons online facturatieprogramma WeFact, waardoor facturen nu automatisch worden aangemaakt, in de huisstijl van de chocolaterie. Het hele proces van factureren tot herinneren en aanmanen is nu geautomatiseerd en zeer overzichtelijk. Daarnaast is er een koppeling met de bank. Deze koppelingen beperken de tijdsinvestering in administratie tot een minimum. Bijkomend voordeel is dat de administratie meteen geordend en goed verwerkt is, op een manier waarop wordt voldaan aan de eisen van de Belastingdienst. Wel zo handig met het doen van de btw-aangifte. Ook de kans op fouten wordt geminimaliseerd, want er komen minder menselijke handelingen aan te pas. En de inkoopbonnetjes? Die levert de ondernemer via de scan- en herkenmodule in een app aan. Weg met de schoenendoos.
Dashboard als uitgangspunt voor advisering
Een andere klant is als zelfstandige werkzaam in de creatieve sector. Zoals veel creatievelingen heeft ook deze klant weinig plezier in administratie. Vaak ontbraken er stukken, hij was niet goed op de hoogte van zaken als investeringsaftrek en aftrekposten en had geen financiële planning. Onze online tools hebben hier veel verandering in gebracht. Via het dashboard dat ik heb ingericht, is nu bijvoorbeeld in één oogopslag inzichtelijk wat de resultaten en de kosten zijn, hoeveel privé-opnames er zijn gedaan en wat de geschatte inkomstenbelasting is. Dit dashboard is het uitgangspunt voor goede adviesgesprekken. Plannen gebeurt nu goed onderbouwd. Welke doelen wil de ondernemer realiseren? Groeien, investeren? En voor welke subsidies en toeslagen komt mijn klant in aanmerking? Welke kosten kan hij als aftrekposten opvoeren? Dat de nieuwe Ipad hier ook onder viel, omdat hij deze ook deels zakelijk gebruikt, leverde zomaar enkele honderden euro’s voordeel op. En doordat de kwartaalcijfers altijd actueel zijn, heeft hij veel meer inzicht in mogelijke kostenbesparing: de situaties zitten nog vers in zijn geheugen.
Snel schakelen
Over actuele gegevens beschikken is handig, en niet alleen bij het maken van een bedrijfsplanning. Al aan het begin van de coronacrisis was namelijk duidelijk dat deze ondernemer in aanmerking kwam voor Tozo 1 en Tozo 2. Nieuws dat geruststelde. De aanvragen gingen de deur uit zodra het startsein hiervoor werd gegeven. Niet pas achteraf de administratie bijwerken, maar direct actueel inzicht en weten welke regelingen van toepassing zijn. Zeker tijdens een crisis kan een ondernemer zijn tijd namelijk beter besteden.
En als mijn klant een huis wil kopen? Bij een hypotheekaanvraag is het nodig dat hij zijn administratie aanreikt en dat er tussentijdse cijfers worden opgesteld. Zonder onze altijd actuele gegevens zou deze zzp’er zo een aantal weken verder zijn. Gelukkig is het mogelijk om snel rapporten te genereren en te schakelen in situaties waarin tijd belangrijk is, zoals wanneer het droomhuis wacht.
Lees ook onze blog over de vele voordelen van het online facturatiepakket
